Organogram maken in Word voor overzicht en structuur
Een organogram maken in Word is een eenvoudige en toegankelijke manier om de structuur van een organisatie visueel inzichtelijk te maken. Veel ondernemers en werkgevers gebruiken Word dagelijks en zijn niet altijd bekend met gespecialiseerde tekenprogramma’s of dure software. Toch biedt Word verrassend veel mogelijkheden om een professioneel organogram op te stellen, mits je de juiste stappen volgt en enkele slimme keuzes maakt. In dit artikel lees je hoe je een organogram maakt in Word, waar je op moet letten en hoe je het document zo inricht dat het daadwerkelijk waarde toevoegt voor je bedrijf. Managingit.nl deelt tips die verder gaan dan de standaard “klik hier en kies daar”-uitleg.
Waarom een organogram maken in Word waardevol is
Een organogram geeft direct overzicht van functies, afdelingen en rapportagelijnen binnen een organisatie. Voor ondernemers en werkgevers biedt dit meerdere voordelen:
Transparantie: medewerkers weten wie waarvoor verantwoordelijk is.
Communicatie: nieuwe collega’s vinden sneller hun weg binnen de organisatie.
Efficiëntie: duidelijkheid voorkomt dubbel werk of misverstanden.
Strategische waarde: bij groei of herstructurering helpt een organogram om beslissingen visueel te onderbouwen.
Het voordeel van werken in Word is dat vrijwel iedereen toegang heeft tot het programma en dat het gemakkelijk te delen en te bewerken is.
Lees ook deze artikelen
De basis: smartart gebruiken in Word
De meest toegankelijke manier om een organogram te maken in Word is via SmartArt. Dit is een ingebouwde functie waarmee je grafische schema’s en diagrammen kunt maken.
Zo ga je te werk:
Open een nieuw Word-document.
Ga naar het tabblad Invoegen.
Kies SmartArt en selecteer de categorie Hiërarchie.
Kies een organogramstijl die past bij jouw voorkeur.
Vul de namen, functies of afdelingen in via het tekstvenster.
Dit levert direct een basismodel op dat je naar wens kunt uitbreiden of aanpassen.
Organogram maken in Word met meer detail
Een standaard organogram laat vaak alleen namen en functies zien. Voor ondernemers kan het nuttig zijn om extra details toe te voegen, zoals:
Contactgegevens – handig voor organisaties met meerdere vestigingen.
Afdelingskleuren – kleurgebruik maakt snel duidelijk welke medewerkers bij elkaar horen.
Projectstructuren – niet alleen hiërarchie, maar ook tijdelijke teams of werkgroepen.
Door creatief gebruik te maken van tekstvakken, kleuren en lijnen kun je in Word meer doen dan veel gebruikers denken.
Tips om een organogram overzichtelijk te houden
Een veelvoorkomend probleem bij een organogram maken in Word is dat het snel onoverzichtelijk wordt. Zeker als je organisatie groter wordt. Enkele tips om dit te voorkomen:
Werk met niveaus: beperk je tot drie of vier lagen per pagina.
Gebruik meerdere pagina’s: maak per afdeling een apart organogram.
Kies een consistente stijl: lettertype, kleuren en vormen moeten uniform zijn.
Voorkom te veel tekst: beperk informatie tot naam en functie en verwijs eventueel naar een ander document voor details.
Overzichtelijkheid bepaalt of je organogram daadwerkelijk gebruikt wordt of onder in de la belandt.
"Werk altijd met een centrale versie van het organogram die door één verantwoordelijke wordt bijgehouden; dit voorkomt verwarring en inconsistentie binnen de organisatie."
Organogram maken in Word en later hergebruiken
Een voordeel van Word is dat je het organogram eenvoudig kunt kopiëren naar andere documenten, zoals beleidsstukken, presentaties of contractbijlagen. Je kunt zelfs:
het organogram exporteren naar een PDF voor externe communicatie;
onderdelen kopiëren naar PowerPoint voor presentaties;
versies bijhouden om veranderingen in de organisatie vast te leggen.
Managingit.nl adviseert om een organogram in een apart Word-document te beheren, zodat je altijd één centrale en actuele versie hebt.
Alternatieve manieren om een organogram te maken in Word
Naast SmartArt kun je ook gebruikmaken van vormen in Word. Dit geeft meer vrijheid, maar vraagt meer werk.
Ga naar Invoegen > Vormen en gebruik rechthoeken voor functies en lijnen voor verbindingen.
Dit is vooral handig voor organisaties met een niet-standaard structuur, bijvoorbeeld bij matrixorganisaties.
Het biedt maximale flexibiliteit, maar kost meer tijd om consistent te houden.
Deze methode is nuttig voor ondernemers die een organogram willen maken dat buiten de standaard hiërarchische modellen valt.
Valkuilen bij een organogram maken in Word
Hoewel Word veel mogelijkheden biedt, zijn er ook valkuilen waar je rekening mee moet houden:
Te veel details opnemen: een organogram is geen personeelslijst.
Geen onderhoud: organogrammen verouderen snel als ze niet bijgewerkt worden.
Te groot voor Word: bij zeer uitgebreide organisaties kan Word traag of onhandig worden.
Verlies van consistentie: als meerdere mensen het organogram bewerken, kan de stijl versplinteren.
Een organogram maken in Word vraagt dus om discipline en regelmatig onderhoud.
Hoe een organogram strategisch ingezet kan worden
Een organogram is meer dan een visueel plaatje. Voor werkgevers kan het een strategisch instrument zijn:
Bij groei: laat zien waar nieuwe functies of teams nodig zijn.
Bij fusies: maak de nieuwe structuur duidelijk voor alle medewerkers.
Bij reorganisaties: toon welke lijnen veranderen en hoe verantwoordelijkheden verschuiven.
Bij strategieontwikkeling: gebruik het organogram om te bespreken waar hiaten of dubbelingen in verantwoordelijkheden zitten.
Zo wordt een organogram in Word een waardevol hulpmiddel in plaats van een statisch document.
Lees ook deze artikelen
Organogram maken in Word versus andere tools
Er bestaan talloze gespecialiseerde programma’s voor organogrammen, zoals Visio of Lucidchart. Toch kan Word in veel gevallen voldoende zijn.
Voordelen van Word:
Eenvoudig en breed toegankelijk.
Geen extra kosten of licenties.
Snel en intuïtief.
Beperkingen van Word:
Minder flexibel bij complexe structuren.
Beperkte automatisering en koppeling met HR-data.
Grotere kans op handmatig fouten bij updates.
Voor kleine en middelgrote organisaties is een organogram in Word vaak meer dan voldoende. Pas bij grote, complexe organisaties is gespecialiseerde software echt nodig.
Praktische tips voor ondernemers
Begin eenvoudig: start met de directie en breid langzaam uit.
Gebruik kleuren om afdelingen te onderscheiden.
Zet versienummers en een datum in het document, zodat duidelijk is wat de meest actuele versie is.
Test de leesbaarheid door het document af te drukken; soms oogt een schema op papier anders dan op het scherm.
Bewaar een kopie als sjabloon, zodat je de structuur gemakkelijk kunt hergebruiken.
Organogram maken in Word als blijvend hulpmiddel
Een organogram in Word is dus niet alleen handig om structuur vast te leggen, maar ook om groei en verandering binnen je organisatie te ondersteunen. Het is laagdrempelig, veelzijdig en praktisch bruikbaar in zowel interne als externe communicatie.
Managingit.nl ziet dat ondernemers die regelmatig hun organogram bijwerken, meer grip hebben op hun organisatiestructuur en sneller kunnen inspelen op veranderingen. Het organogram wordt dan geen verplicht document, maar een dynamisch hulpmiddel voor leiderschap en strategie.
Frank van Meersum
Frank van Meersum is een ervaren schrijver en expert op het gebied van bedrijfsmanagement en IT. Als vaste auteur voor ManagingIT.nl deelt hij inzichten over digitale transformatie, leiderschap en innovatieve bedrijfsstrategieën. Met een scherpe analytische blik en praktische aanpak helpt hij professionals en organisaties vooruit in een steeds veranderend technologisch landschap.
Meld je aan voor de nieuwsbrief
Wil jij altijd op de hoogte blijven van de nieuwste trends, inzichten en ontwikkelingen op het gebied van werk, business en software? Ontvang exclusieve tips, praktische tools en waardevolle updates die jou en je organisatie helpen groeien.
Schrijf je vandaag nog in voor de nieuwsbrief van ManagingIT.nl en blijf altijd een stap vooruit. Mis niets en haal het maximale uit jouw carrière en onderneming!