Wat is doorlooptijd en waarom is het zo belangrijk?
De term doorlooptijd klinkt misschien als een technische of bedrijfskundige term, maar het is een cruciaal begrip in vrijwel elke sector. Of je nu werkt in de industrie, logistiek, dienstverlening, projectmanagement of zelfs in de zorg: doorlooptijd bepaalt in grote mate hoe efficiënt processen verlopen en hoe tevreden klanten uiteindelijk zijn.
Maar wat is doorlooptijd precies, en hoe kun je die optimaliseren? In dit artikel duiken we diep in de betekenis, toepassingen en praktische tips om doorlooptijd slim te beheersen.
Wat is doorlooptijd precies?
Doorlooptijd is simpel gezegd de totale tijd die nodig is om een proces of taak van begin tot eind te voltooien. Dit kan gaan over het produceren van een product, het afronden van een administratief proces, het uitvoeren van een project of het leveren van een dienst. De doorlooptijd begint op het moment dat de opdracht binnenkomt (de start van het proces) en eindigt wanneer het resultaat is opgeleverd.
In bedrijven is doorlooptijd vaak een belangrijke prestatie-indicator. Een korte doorlooptijd betekent meestal dat processen soepel verlopen, zonder onnodige wachttijden of verspilling van middelen. Een lange doorlooptijd daarentegen wijst vaak op knelpunten, inefficiënties of onverwachte vertragingen.
Lees ook deze artikelen
Waarom is doorlooptijd zo belangrijk?
De doorlooptijd beïnvloedt direct klanttevredenheid, kosten en concurrentiekracht. Wanneer klanten lang moeten wachten op een product of dienst, neemt de kans toe dat ze afhaken of overstappen naar een concurrent. Daarnaast kost een lange doorlooptijd vaak ook meer geld door extra arbeidsuren, opslagkosten of gemiste omzetkansen.
Vooral in sectoren zoals e-commerce, logistiek, softwareontwikkeling en productie is doorlooptijd een strategisch wapen. Bedrijven die erin slagen om hun doorlooptijden te verkorten, kunnen sneller leveren, goedkoper produceren en sneller inspelen op klantwensen.
Verschillende soorten doorlooptijd
Wat is doorlooptijd zonder te kijken naar de verschillende vormen? Het begrip kent namelijk meerdere varianten, afhankelijk van het proces waarin het wordt gebruikt. Hieronder enkele voorbeelden:
Productiedoorlooptijd: de tijd die nodig is om een product te maken vanaf het moment dat de productie start tot het moment dat het gereed is.
Levertijd: de doorlooptijd vanaf de bestelling door de klant tot aan de daadwerkelijke levering.
Projectdoorlooptijd: de tijd van het initiëren van een project tot en met de oplevering.
Administratieve doorlooptijd: de tijd die administratieve processen in beslag nemen, bijvoorbeeld het verwerken van een aanvraag of vergunning.
"Wie de doorlooptijd begrijpt, beheerst niet alleen de tijd, maar ook de kwaliteit en tevredenheid van elke levering."
Wat beïnvloedt de doorlooptijd?
Doorlooptijd wordt beïnvloed door verschillende factoren. De belangrijkste zijn:
Capaciteit
Als er onvoldoende middelen (mensen, machines, budget) beschikbaar zijn, kan de doorlooptijd oplopen.Wachttijden
Dode momenten waarin een product of taak stil ligt, veroorzaken vaak onnodige vertraging.Afstemming
Slechte coördinatie tussen afdelingen of externe partners verlengt de doorlooptijd.Complexiteit
Hoe ingewikkelder het proces, hoe groter de kans op verstoringen of vertragingen.Kwaliteit
Fouten leiden tot herstelwerk, wat de doorlooptijd vaak aanzienlijk vergroot.
Praktische tips om de doorlooptijd te verkorten
Nu je weet wat doorlooptijd is, wil je natuurlijk ook weten hoe je deze positief kunt beïnvloeden. Hier volgen enkele waardevolle tips:
1. Analyseer het proces grondig
Begin met het in kaart brengen van het volledige proces. Visualiseer alle stappen, van aanvraag tot oplevering. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een processchema of value stream map. Zo ontdek je waar de grootste knelpunten zitten en waar de meeste tijd verloren gaat.
2. Verminder wachttijden
Wachttijden zijn vaak de grootste boosdoener. Zoek naar onnodige overgangen, wachtrijen of overdrachtsmomenten. Kunnen bepaalde stappen parallel uitgevoerd worden? Is er een betere planningsmethode mogelijk? Het verkorten van wachttijden heeft meestal direct effect op de doorlooptijd.
3. Automatiseer waar mogelijk
Automatisering kan veel routinewerk versnellen. Denk aan het automatiseren van administratieve handelingen, orderverwerking, planningen of kwaliteitscontroles. Dit verkort niet alleen de doorlooptijd, maar verkleint ook de kans op menselijke fouten.
Lees ook deze artikelen
4. Verhoog de flexibiliteit
Flexibele processen kunnen beter inspelen op veranderingen en onverwachte situaties. Zorg dat medewerkers breed inzetbaar zijn en werk met flexibele capaciteit, zodat je bij piekbelasting snel kunt opschalen.
5. Monitor doorlooptijd continu
Zorg voor duidelijke KPI’s en dashboards waarmee je de doorlooptijd voortdurend kunt volgen. Alleen zo kun je tijdig bijsturen en verbeteringen doorvoeren. Meet niet alleen de gemiddelde doorlooptijd, maar kijk ook naar uitschieters en afwijkingen.
6. Focus op kwaliteit
Hoewel je geneigd bent te focussen op snelheid, is kwaliteit minstens zo belangrijk. Fouten zorgen juist voor extra werk en verlengen de doorlooptijd. Investeer daarom in goede opleiding, heldere werkafspraken en foutreductie.
Wat is doorlooptijd zonder aandacht voor klantverwachtingen?
Doorlooptijd draait niet alleen om interne efficiëntie, maar ook om klantverwachtingen. Het heeft weinig zin om intern te streven naar extreem korte doorlooptijden als de klant deze snelheid niet verwacht of zelfs niet aankan. Bij het optimaliseren van de doorlooptijd is het dus essentieel om ook te kijken naar de klantreis. Wat verwacht de klant? Hoeveel tijd vindt hij acceptabel? En belangrijker nog: communiceer helder over de verwachte doorlooptijd.
Wat is doorlooptijd in relatie tot lean en agile werken?
De begrippen lean en agile zijn onlosmakelijk verbonden met het verkorten van doorlooptijden. Lean richt zich op het elimineren van verspilling, waardoor doorlooptijd wordt ingekort door alleen waarde toevoegende activiteiten over te houden. Agile methodieken, zoals scrum, verkorten doorlooptijd door te werken in korte iteraties en snel feedback te verwerken. Beide benaderingen helpen om processen wendbaarder en efficiënter te maken.
Wat is doorlooptijd en hoe pas je het toe in jouw organisatie?
Of je nu werkt aan de productie van fysieke goederen, het ontwikkelen van software of het verbeteren van administratieve processen: doorlooptijd speelt altijd een rol. Doorlooptijd optimaliseren hoeft niet meteen te betekenen dat alles sneller moet. Soms is het verkorten van wachttijden, het verbeteren van communicatie of het automatiseren van kleine handelingen al voldoende om grote winst te boeken.
Kijk kritisch naar jouw processen en vraag jezelf af:
Waar gaat nu onnodig tijd verloren?
Waar zitten wachttijden die je kunt reduceren?
Welke taken lenen zich voor automatisering?
Wat verwacht de klant eigenlijk qua levertijd?
Doorlooptijd verkorten zonder de balans te verliezen
Tot slot: wees realistisch. Wat is doorlooptijd zonder aandacht voor draagvlak en werkdruk? Het is belangrijk om bij optimalisatie altijd oog te houden voor de haalbaarheid. Teveel druk op verkorting van de doorlooptijd kan leiden tot stress, fouten en zelfs een hogere werkdruk. Ga dus voor slimme en duurzame verbeteringen die het proces, de klant én de medewerkers ten goede komen.
Frank van Meersum
Frank van Meersum is een ervaren schrijver en expert op het gebied van bedrijfsmanagement en IT. Als vaste auteur voor ManagingIT.nl deelt hij inzichten over digitale transformatie, leiderschap en innovatieve bedrijfsstrategieën. Met een scherpe analytische blik en praktische aanpak helpt hij professionals en organisaties vooruit in een steeds veranderend technologisch landschap.
Meld je aan voor de nieuwsbrief
Wil jij altijd op de hoogte blijven van de nieuwste trends, inzichten en ontwikkelingen op het gebied van werk, business en software? Ontvang exclusieve tips, praktische tools en waardevolle updates die jou en je organisatie helpen groeien.
Schrijf je vandaag nog in voor de nieuwsbrief van ManagingIT.nl en blijf altijd een stap vooruit. Mis niets en haal het maximale uit jouw carrière en onderneming!